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套路6 避免弹球综合征


紧急事务与待办清单不再让步于重要的事情


不断重复与强化这一套路,可以帮助你在这一领域变得更好:

时间管理:更好地管理时间乃至生命,完成与我们最高目标

保持一致、更有价值的重要事情。


你是否总有这样的感觉,一天忙到晚却好像没有做成任何一件真正有价值的事?

如果确实如此的话,你或许要不断重复、强化以下套路:避免弹球综合征。

如果你无法避免弹球综合征,结果可能是:

  • 当你意识到大局已定时,已经为时太晚。
  • 你一直忙于到处救火,却不知道花时间从源头上阻止火灾发生。
  • 你从来没有真正赢得弹球比赛,但活得就像那颗不停歇的球。


梅丽莎很在意自己是不是对这个世界有着积极的影响。在过去二十年的职业生涯中,她一直在努力工作,现在领导着公司一个关键的渠道,有几个直接下属。所以当她团队的资深成员加勒特找到我的时候,我有点惊讶。“你知道的,我相信梅丽莎是个好人,”他轻声吐露,让人感觉明显有些沉甸甸的事情压在他身上,“我在许多层面上真的非常感谢她。但我对我们合作的方式有一些担心。说实话,十年来我第一次开始考虑换到另一个部门去。”他和我分享了许多心事,并且同意我找梅丽莎谈谈,在这之前,梅丽莎取消了好几个和他的会面。而这样的事情正是他一直以来在经历的。他继续告诉我,他不是唯一一个有这类感受的人。这印证了某些我曾注意到的情况。我感谢加勒特的坦率,并表示我将在第二天与梅丽莎约好的会议上聊聊这个话题。

我和梅丽莎在我办公室碰面,经过几分钟的愉快交流,我问她是否同意我们来花点时间讨论一个没有列在议程上的问题。“当然可以。”她回答。如果她感觉到她的团队出什么茬子了,那么她就不会是现在这个表现了。“我的待办事项列表中有很多事要做,但我永远可以为你留出几分钟时间。”听到她这么说,我微微笑了笑。多年来我听到很多人说过类似的话,只有梅丽莎说的,总是那么真诚。

“谢谢,”我继续说道,“我一直犹豫要不要和你分享这个反馈意见,因此我想要确保我真正理解了我想传达的内容。我希望你了解,我与你分享这个的唯一意图,是帮助你取得成功。”

“说吧,”梅丽莎说着,从椅子上往前靠了点,“你现在让我有点紧张了,不过你还是继续说你的。”

“加勒特昨天来到我这里,分享了一些他和其他团队成员都有的想法。他很沮丧,在这儿工作十年了,他开始考虑调换到其他部门。”

“啊!你知道这是我最不希望发生的事情。”

“我知道的,如果可以的话,我很想帮上你的忙。你介意我说说我的一些观察吗?”

“当然不介意。”

“所以梅丽莎,在你身上,我看到的是一个对自己的工作和公司充满热情的人,虽然你已经有了那么多成就,但你没有给人一丁点的自负感。而且你一直都在达成你的部门目标,不过,在这个过程中,我猜,你可能失掉了你的团队成员们的人心。”

梅丽莎皱着眉头。“这都是加勒特说的吗?”

“他并没有说这么多话,但我认为这准确地反映了他的感受。虽然我不相信他人对你工作意图的任何质疑,可是也有一种感觉,就是你过多专注于任务而忽略了他人。我想知道这是不是你总是取消那么多与你团队成员的会议的原因。加勒特来到我这里的原因之一,就是他无法登上你的日程表。”

“听到这些真的很难过。”梅丽莎回答说,她的电话叮地响了一下。她低头看了一眼信息,我等待的时候,她浏览了短信内容,然后就让她的设备安静了下来。“很抱歉,但你也看到了我有多忙。在一个完美的世界里,我会很乐意和我团队中的每个人定期进行一对一的会议,我真的会这样。但可惜那不是我的现实。老实说,我只是没有时间。”


●●●


在最近一次开车去上班的路上,我不禁注意到旁边一个车道上的司机似乎非常赶时间。在每一个十字路口,我们都在等待交通灯变换。但是,在每一次绿灯刚亮的时候,他一脚踩上油门,飙过十字路口,追上远处的汽车队伍。然而我呢,怀着人们追午夜剧场那种亢奋心情,也适当加快速度。当我到达前面的通勤人士队伍时,我紧挨在那位心急的司机旁边(他的500米冲刺没有让他赶上前面的绿灯),等待交通灯再次改变。透过余光,我看了这个男人一眼,他在座位上身体用力前倾,盯着信号灯,仿佛以为自己通过一种纯粹的意志力能让它变成绿色。灯变了,男人冲到前面。我又赶上了他。我们一次一次路过十字路口,从红灯到绿灯,这种前前后后的节奏继续了好一段时间。我想知道这位司机是否能发现他的方法是徒劳的。

这个经历使我想到了我们在自己的生活中追逐着类似的红绿灯,猛踩油门,飙过一条又一条的街区,甚至没有留意到对我们周围的人有什么影响。要是这样的过度专注限制了我们后退一步检视道路本身呢?只是由这条路带着我们走到哪里算哪里吗?正是在这样的想法下,我认真思量了我前公司的一位已故合伙人。事情就发生在他的葬礼上。

在一个灰色冬日的下午,我默默回想这位安息之人的一生。他大部分的人生都投在了他创立的公司,并获得了许多职业成就与认可。创办公司需要花很多时间;各种各样的紧急事务,多得处理不过来,处理紧急事情常常对一家公司的成败有重要影响。我想起多年前我和他的一次谈话,他提到,他原以为那些紧急事务只是一时的,但令人遗憾的是,它们成为了他生活的常态。这种不平衡的生活已经持续了30多年了。

我听着悼词中关于他的一些似乎不痛不痒的评论和他对工作的热忱,我惊讶地意识到,两三天后生活将会照旧继续。那些待办事项清单、会议、客户访问以及组成他一个工作日的所有活动,都将很实际地由别人接手过去。这份工作会继续进行。然后我注意到这个男人的家庭:颂读那些稀松平常的悼词时,他成年的孩子正襟危坐,他疏离的前妻和她的新丈夫坐在一起。在他们的后面,是一排很空的座位,显示着糟糕的来宾人数。这是一个曾经努力工作,升职到一个重要且受钦慕的职位之人的葬礼——全世界出差,管理团队,并取得了常人眼中所谓的成功。然而看着他的家人,似乎他所有的专业成就和所有的迫切事务,好像都付出了沉重的代价。

我将这次经历与今年早些时候出席的另一场葬礼进行了对比。那位已经长眠的女人之前在她的公司担任行政支持助理。她从来都没有一个突出的头衔,未曾管理他人,或者出差到一些有趣的公司业务场所。然而,她似乎体现了我在这本书中想要写的原则。她的儿子甚至提前了他的婚礼,就是为了让她能在去世前参加这一重要活动。在她的葬礼上,坐满了同事、朋友、家人和那些生活受到她积极影响的人。整个聚会过程都充满了感恩与爱,故事一个接一个地述说着这个平易近人的女人一直以来怎样把自己的时间精力投入到他人身上。虽然告别她很难过,所有参加葬礼的人离开的时候都有这样一个印象,那就是,这个美丽的灵魂经历了一个美好的人生。

反思这两场葬礼,我觉得这两个人之间的主要区别是他们的优先考虑事项。一个人因为紧急事务有意无意地牺牲着重要的关系。另一个人一直把关键关系当作她一生成就的一部分。这让我好奇:是什么让我们远离那些我们认为真正重要的东西?为什么我们愿意为了一时去交换永恒?我们迷失在紧急事务中,导致自己在重要的事情上让步,就是我所说的弹球综合征。

关于弹球游戏,虽然手机上有很多弹球游戏的应用软件,但我具体指的是在七十年代末和八十年代初期盛行的游戏。那些精美制作的机关,代表了幻想、机械和电子的糅合。这是它们的工作原理:弹球玩家的目标是使用两个或更多的镊子(小型活动杆)将金属球发射到许多目标上,积点数,并解锁各种奖励。这些视觉上精美的游戏旨在吸引感官:大记分牌灯光闪烁追踪着进度,而小钟叮当响,保险杠发出砰砰砰砰声,弹球哔剥哔剥滚动在木材和金属轨道上。这是一种非常发自内心的体验,这些视觉和声音很容易吞没一个人的感官,需要玩家全神贯注。最终不管怎样,随着球滑过疯狂摆动的杆子,跌到视线之外,重力赢得这场比赛。但是不打紧,因为总是又会有一个新的弹球准备好进入轨道。我们所要做的就是将活塞往后拉,再将其弹送出去。

事实上,在几乎每一件值得花时间的工作或职业生涯中,我们都可能会陷入弹球综合征。想像一下,把弹球机比作需要我们全天注意的所有事项。虽然我们可能不觉得完成这些任务是在玩游戏,但我们可能会为了完成它们而不知不觉地想要(甚至受到诱惑)去加快步伐和集中精力。我们在查看待办事项清单中的下一项任务时,体内会有一种产生内啡肽的冲动,我们很容易看出紧急的事情是如何令人满足的,甚至有时会让人上瘾。挑战在于,一些紧急事情可能也很重要,而我们容易赋予所有事务同等的重要性。因此,我们最终可能花费一些时间和精力在不那么重要的事情上。

紧急事情在我们的生活中时常发生,它们争夺我们的注意力,亟待我们的回应。想想1972年12月29日,从纽约飞往迈阿密的美国东部航空公司401航班的可怕例子。这架大型喷气式客机满载着假日乘客,开始向迈阿密国际机场正式降落。当机组人员拉下把手放下起落架时,其中一盏灯没有变绿。

显示机鼻起落架的指示灯没有亮起,这意味着要么是前轮没有安全地放下来,要么是被锁在了原来的位置上,要么是灯泡本身已经烧坏了。飞行员用无线电联系控制塔:“您好,控制塔,这是东方401。我们可能要绕圈了,我们的机鼻起落架的指示灯上还没有亮。”

控制塔指示飞机改变它的路线,爬升到两千英尺。他们将自动驾驶仪设置为循环飞行模式,然后将注意力转移到处理指示灯上。机长和副驾驶试图更换灯泡,但发现盖子已经卡住了,无法把它取出来,之后,工程师也加入了进来,但同样也无法让灯亮起来。副驾驶建议他们使用手帕来获得更好的抓握力,但不管他们后来尝试了什么,都没有任何作用。工程师最后建议用钳子,但警告说如果他们硬来的话,最终可能会破坏里面的机械装置。机组人员一直没放弃,边咒骂边努力把灯泡弄出来换一个新的灯泡。

驾驶舱的声音记录仪捕捉到了第二副驾驶的话语,“飞机的飞行高度改变了。”

“什么?”机长困惑地回答道。

“我们还在600米的高度,对吧?”副驾驶问。

机长说完他人生的最后一句话:“嘿,这里发生了什么事?”

麦克风捕捉到了飞机飞向大沼泽地的声音,机组人员以及机上搭载的101名乘客丧生。

报告称,飞行员的失误是坠机的原因,并指出“在四分钟的时间内,机组人员未能监控仪器仪表,没能尽快发现飞机意外的下降,导致了与地面的撞击。对故障的过度关注……分散了机组人员对仪器仪表的注意力,从而造成了对降落速度的忽视。

虽然这个例子是极端的,但是解决起落架指示灯的问题确实迫在眉睫。然而,飞机安全着陆才是至关重要的。不幸的是,在他们急于解决紧急情况时,机组人员们被分散了注意力,无意中忽略了最重要的事情。

在工作场所,人们往往很容易识别出紧急问题,比如拿起电话,回复短信,或者点开一封电子邮件。但是,正如401航班的例子所表明的那样,把紧迫的事情和重要的事情混为一谈的趋势可能会产生长期的后果。就像弹球机给我们递的下一个球一样,这是一个持续向我们施加的紧迫压力:我们倾向于优先处理紧急事务。相比之下,重要的事情往往更需要我们采取行动。重要的事情是那些构筑我们价值观,并与我们的最高目标保持一致的事情。它们是有目的的、长期的,而不是临时的和短暂的。在几乎所有的重要事项中,它们都包含了重要的关系。

弹球综合征的本质是将紧迫感与重要性混为一谈。而且由于公司往往会奖励紧急行为(因为它们本身很容易识别),所以这样的工作能提供一个强有机的动力来拉回来柱塞,并在结束一轮之后又开始进行下一轮游戏,循环往复。当然,会有需要我们注意的紧急事情。许多事情既紧迫又重要。当我谈到避免弹球综合征时,我并不是提倡我们要完全放弃这个游戏,而是说,我们要将必须玩的与选择玩两种情况区分开来。弹球游戏是被操纵与控制了的,最后将会以它自己的方式进行。不管我们在记分上取得了什么,不管我们在晚上和周末花了多么漫长的时间,弹球总是会滑过它自己的轨道。任何胜利都是暂时的,我们只有在得分复位之前得一个小小的喘息,然后下一个弹球就会准备好进入新的游戏。在那一刻,我们是选择冲入新的一轮游戏,还是把手拿开并且离开,结果会很不同。从本质上来说,这和我参加的两场葬礼有着相同的区别:一个男人为了一个高分的假象而玩了一场似乎永无休止的游戏,以及一个女人选择离开游戏,和身边的人建立联结。抵制游戏的诱惑并不容易。它要求我们延迟满足,并着眼于长远。考虑到这一点,以下两种建议可能会对你有所帮助:

  • 设定重要目标    在最深刻和最有意义的层面上反思对你重要的事情,要具体。这个过程是GPS的工作原理——我们需要先确定一个目的地,然后来计算哪条路能最直接地把我们带到那里。地址越准确,我们到达的机会就越大。对我们重要的目标是那些通常集中于加强关系、规划未来和改善个人生活的目标。
  • 仔细选择你的每周优先事项    不要只做一个任务清单,想想哪些活动会对你的人际关系和你最关心的结果产生最大的影响。考虑哪些行动可以建立信任,可以让人们更好地工作,可以帮助你在与他人打交道时更有耐心,或者为你的客户创造价值。试着把你的每周日历想象成一排排空的容器,每个容器的空间(即时间)都很有限。那些患有弹球综合征的人自欺欺人地认为,他们能把所有的事情都做得很好——所有那些小而紧急的任务和更少、更有价值和重要的任务。我们倾向于先快速赢得胜利,将尽可能多的紧急任务推入我们有限的容器中。尽管容器是满的,但它们并不经常充满有意义的成就。但问题是:一旦这些有限的空间充满了紧迫的事情,那么重要的事情自然就会被搁置一边。当它们被写在日历中时,这些装满紧急情况的容器看起来是这样的:


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如果我们仔细地确定并把最重要的事情放在首位(重要的事情是指我们主动采取行动,而非被动作出反应的事情),那么那些紧急不重要的事情可能会无法立即完成。但由于它们并不那么重要,即使它们没有被立刻完成,我们也不会脱轨。下面是最重要的事情放在首位的容器看起来的样子:


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我的办公室里有一个铭记弹球综合征的提醒。几年前,我们的人事服务部门的团队成员集思广益,提出了改善企业文化的思路。当时人们虽然工作努力,可似乎并没有很享受他们的状态。我们提出了四个重点举措,并将它们粗略记在我的办公室白板上。我们对这份清单抱有很大的激情和热忱,但当我们回到手头上的工作时,我们被所有典型的紧急事项淹没了。我们谈论了好几个星期的清单,只是过了一阵子,我们就不再注意它了。三年过去了,我仍然克制从我的白板上抹去这份清单的冲动,希望我们能在某个时候做到它。毕竟这很重要。最终,我投降了。有些沮丧,我去擦这个清单,却发现它抹不掉了!尽管它是用干擦记号笔写的,但它在那里的时间太长了,就变成永久性的了。我们的团队已经成为弹球综合征的牺牲品。我们变得非常急切,因此无法关注那些可能对我们的文化产生最大影响的事情。

通常情况下,紧急事务是一些具体的事情,但常常也会有一些人让我们陷入弹球综合征。接下来,我来分享一些我所学到的策略,这些策略可以防止我们被卷入人为制造的紧迫事项中:

  • 将日程安排分成几块    你可以每周有意识地划出尽可能多的时间段,来专门应对可能出现的意外事件或危机。在一周开始的时候,让你身边的每个人都知道,你什么时间有空。如果没有意料之外的危机出现,你将会有额外的时间来关注重要而非紧急的事情,如战略规划、重要关系建设、预测、危机预防等。
  • 反思你的一天    回顾这一天,问问自己什么做成了,什么没有,然后下决心第二天更好地处理事情。这样反思的目的是为了学习,而不是为你没能做的事而自责。
  • 对突然插进来的事情有准备    对于那些突然插进来的事和紧急要求,可以提前准备好应对的话语。如果我被要求接受一个突然的新项目,我的回答可能是:“这对我是个挑战。我绝对想帮这个忙,但我也想要切合实际地对待我对别人已经做出的承诺。让我来告诉你,我认为我能做些什么。”有时,当有人问我是否有一分钟的时间来交谈时,我诚实地回应,“我有一分钟,但我没有五分钟。我们能马上解决这个事情吗?如果不能,让我们再安排一个时间,我们要给予它应有的重视。”

弹球综合征的一个阴险之处在于,它可以诱捕我们中的任何一个人,我想,这正是梅丽莎此刻正在面临的事情……


●●●


“我知道你的意思了,托德,真的。”梅丽莎回答说,她的电话叮地响了一下。她低头看了一眼信息,我等待的时候,她浏览了短信内容,然后就让她的设备安静了下来。“很抱歉,但你也看到了我有多忙。在一个完美的世界里,我会很乐意和我团队中的每个人定期进行一对一的会议,我真的会这样。但可惜那不是我的现实。老实说,我只是没有时间。”

这是一名才华横溢、陷于弹球综合征的人的经典回应。我几乎可以看到梅丽莎徘徊在比赛中,竭尽全力保持球在比赛中的良好发挥,而忘了她身边的团队。

我回想起我的白板上,现在令人憎恶却又无法擦除的清单——任何人包括我都知道,弹球综合征很容易忽视重要的事情。“梅丽莎,把加勒特留在你的团队里是一件对你来说很重要的事情吗?”

“是的,非常重要。”

“跟我多说一点相关的事情吧。”我说道。

“听到加勒特的感受真是太令人沮丧了。我很欣赏他,他作为团队中的一员,我也非常珍视他。我现在明白了,不得已取消我们的会面没有任何帮助。”

“如果你不介意的话,多告诉我一些吧。发生了什么事?”

“好吧,你知道这个季度末的情况。我收到了我所支持的各个部门的要求,很多最后一刻的请求和类似的事情。”

“你在计划你的日程表时考虑到这一点吗?我的意思是,你似乎可以很好地预测每个季度末会发生这种紧急事项激增的情况。”

梅丽莎考虑了一会儿。“嗯,显然,实际发生的比我预测的多得多。”

“告诉我你最典型的一天是什么样子。”我问。

“嗯,每天早上,我看一下待办事项列表,然后开始工作。我通常还没做多少计划中的事,某件事就会临时跳进来。但那就是我工作的性质,所以我试着在一天结束前尽可能多地解决这些事情,然后明天再继续。”

“那么,你现在安排时间与精力的方式,会让加勒特认为他在你的日常优先事项中吗?”

梅丽莎犹豫了一下,无意中瞥了一眼她的手机。“老实说,我可以看出他认为自己不那么重要,但那并不是我的感受。”

“我想你很可能是对的,”我表示赞同,“我想,你们这个问题是,你要怎么做来改变这种情况?”

“我需要和他谈谈。”梅丽莎回答。

生活在弹球综合征中的一个起因就是看不到你的终点。尽管她的意图很好,但梅丽莎都没有意识到她的团队越来越沮丧。

“我觉得你能意识到问题就很好。”我说。

“但我不知道如何解决我的时间问题。”

“你介意我提个建议吗?”

“当然不介意。”

“你描述你度过一天的方式,就像你在一场永无止境的战斗中,试图完成你的任务清单。”

梅丽莎点了点头。“感觉就是这样。”

“这似乎是一个假设,你可能总是会留下一些没做完的事情——就像你说的那样,‘明天再把它捡起来。’”

“确实如此。”

“所以,也许问题不在于你如何挤进更多的东西,而是在于你放下些什么?也许你让那些紧急事项优先于那些真正重要的事情了,比如你的团队需要更多时间与你在一起,这就真正重要的事情。”

“我真的没有像你说的这样想过这个问题,”梅丽莎说,“但也许你是对的。我可以划出一些时间,不仅仅是给季度末的应急工作留出时间,还有我的团队。我可以在季末危机爆发前为我的团队提供时间。”

“试着在重要的事情周围建立一堵不可移动的墙,”我接着说,“如果错过了一点紧急但不重要的事情,也没关系的。”

“我感觉很难容许自己这样,至少对我来说,这样做是很难的。”

“我想,这一点对我们所有人来说可能都是不容易的。”我赞同地说,尽力不回头看我的白板。当梅丽莎离开时,我感到乐观的是,她将开始抵制弹球综合征的诱惑,并在她的团队中投入更多。而我,想要申请一个新的白板。


如何应用

避免弹球综合征

1. 在本周末,打印出上周的日历和任务清单,或者,如果你不以电子方式管理这些内容的话,请记录一周时间内你参与的活动,最好是每小时一次。

2. 圈出紧急活动,突出重要活动。如果你发现所有的活动(包括紧急事件)都是重要的,分出它们的优先级。

3. 了解你在紧急情况下投入的时间和在重要事项上投入时间之间的百分比。

4. 决定下周你可以放弃或推迟哪一项或两项紧急的活动,然后在下周的日历上安排好时间,做一两件重要的事情。

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